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同窓会の案内状を先生に送る場合のマナーを知っておこう!

2018.6.21

同窓会の幹事を任された場合、案内文の内容について悩む人が多いと言います。

先生へ案内状を送る場合はどんな内容にすれば良いのでしょうか?案内状は郵送のほうがいいのでしょうか?それとも今の時代ならメールでもOK?また、同窓会の案内文を作成する前にまずやるべきことは?

先生あての同窓会の案内文の例文やマナーについて詳しく説明します。

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同窓会の案内を先生に知らせる場合に必要なマナーとは?

同窓会の幹事をする場合やったことがないという人も多いとおもうのでどんなマナーがあるのかわからないですよね。

恩師を同窓会に呼ぶ場合にはどんなことに気をつけて案内を出すべきなのでしょうか?

本来同窓会に恩師に出席してもらいたい場合は、恩師の都合をたずねて都合のいい日にあわせて開催するのがマナーになります。

しかし、それでは会場の準備なども難しくなってきてしまいます。なのであらかじめ決まった日、場所で開催することも少なくありません。

先に日にちや会場が決まってしまっている場合は、本来は恩師の都合に合わせなければいけないということを頭におき一言お詫びの言葉を付け加えるといいでしょう。

お詫びを付け加えることでよりマナーのある開催の案内になりますし、恩師も嫌な気分にならないでしょう。

先生あての同窓会の案内の例文をご紹介します!

それでは恩師に贈る案内の文はどんな内容にすればいいのでしょうか?例文をご紹介したいと思います。

拝啓、早春の候先生におかれましては、ご健勝のこととお慶びを申し上げます。
私は、○年度○○学校の卒業生の○○○○と申します。
このたび、私たちが○○学校を卒業して○年を迎えるのを機に下記の予定で同窓会を開催することとなりました。
ご多忙とは存じますが、ぜひ御出席下さいますようお願い申し上げます。

本来ならば先にご都合を伺うべきところですが、会場の都合により日程を先に決めさせていただきました。卒業生一同、お目にかかれるのをとても楽しみにしております。

なお、大変お手数をおかけして申し訳ありませんが同封したハガキにて出欠のご連絡をいただけると幸いです。よろしくお願い申し上げます。

それから、日時、時間、場所、会費、住所、幹事の名と連絡先を書き終わりとなります。

恩師に案内を送る場合はぜひ参考にしてみてくださいね!

同窓会の案内を先生へメールする場合はこんな文章にしよう!

同窓会の案内といえば手紙のイメージが強いかも知れませんが、今の時代はメールで送るということもあります。

そんな同窓会の案内をメールでする場合はどんなことに気をつければいいのでしょうか?

メールには件名を記載する場所がありますよね。ここは空白にせず、「○○学校○期生同窓会の案内」など内容がわかるようなものを書くようにしましょう。

○○学校、○○先生宛というのもわかるように最初に名前を付け加えるといいですよ。

そして、手紙と同じように挨拶の文と同窓会の開催についての詳細を伝える文を書きましょう。

手紙の場合は返信ハガキになりますが、メールの場合はメールで返信をいただくことになります。

なので、ご出席の返事については○月○日までに幹事の○○までということがわかるようにしておきましょう。

先生がきてくれるのを心待ちにしているということもしっかり伝えるようにしましょうね!

同窓会の案内状を作る前に、まずは名簿を作成しよう!

同窓会の幹事をやることになった場合なれないことをするので何から手につけていいのかわからないという事もあると思います。

同窓会の開催をする場合はまず氏名、現住所がすぐ見てわかるように名簿化することから始めてみましょう。

そのまま地元にいる人もたくさんいると思いますが、遠い地域に引越しをしていたり海外にいるなんてこともあります。全員の所在を調べるのは意外と大変です。

ですが、せっかく開催する同窓会、一人でも多くの人に参加してもらいたいですよね。できる限りの手を尽くして所在を調べましょう。

そして、名簿を作っておけば出欠の確認をするときや実際に同窓会の日の受付のときなどにも使えるのです。

名簿が作り終わったら往復はがきを用意し開催の2から3ヶ月くらい前には案内状を発送して返信の締め切りは1ヶ月くらい前にしておくといいですよ。

案内状を出すときには、幹事の名前と連絡先を忘れずにかき、どこの学校の何年度の卒業生なのかなども忘れずに記載しましょう。

日時や会場のほかにも会費についてなども忘れずに明記して起きましょうね!

同窓会の案内はLINEが便利?

同窓会の開催といえばハガキがきて返信してだと思いますが、今の時代だとメールだけでなくLINEを使うということもできるのだそうです。

LINEグループを作っておけば同窓会だけじゃなくお疲れ会やバーべキューの企画なんかも簡単にできるのです。

LINEを使っている人はとても多いので情報がすぐにたくさんの人に拡散することができとても便利ですが、たくさんいるグループだとメッセージがどんどん流れてしまい大切な内容が他のメッセージに埋もれてしまうこともあります。

そこで、お勧めなのが大切な内容はノート機能を使うということです。ノートは埋もれることがないので大事な内容はノートを使いましょう。

また、投稿数が増えると迷惑になることもあります。そんなときは通知オフの機能があるということもグループを作るときにつたえておきましょう。

使い方次第でとても便利に使えるので上手に活用するようにしましょうね!

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