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自社も取引先も!社長宛メールの「様」の使い方について

2018.4.17

自社や取引先の社長にメールを送る場合、「様」を付けるのかどうか迷ってしまう人はいませんか?

社長の後に「様」を付けるべき?「殿」の方が格式高そうなイメージだけどマナーって難しいですよね。

そこで、取引先の社長宛メールと自社の社長宛メールの敬称の使い方についてご紹介します。

「様」「殿」「御中」「さん」の使い方やビジネスメールの基本マナーについてもまとめました。

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社外の社長宛のメールで「様」をつける時の書き方とは?

社外メールの宛名を書くとき「○○株式会社 ○○社長」と書くと、なんだか呼び捨てにしている様で「○○株式会社 ○○社長様」と「様」を付けている人や付けるか迷う人もいるのではないでしょうか。

「○○株式会社 ○○社長様」と社長の後に「様」を付ける表記は間違いです。そもそも、役職名には尊敬の意味が含まれていますので、社長に「様」を付けると二重敬語の状態になってしまいます。

「○○株式会社 ○○社長」との表記ではなんだか失礼な気がするという気持ちは分かります。そんな時は、「様」をつけてもおかしくない書き方に変えるのがおすすめです。

社長を代表取締役や代表取締役社長と言い換え、役職を付ける位置を変えて・・・。
「○○株式会社 代表取締役 ○○様」とするのが正解です。

少し堅苦しい印象になりますが、こちらの方が丁寧な印象ですし、正しい使い方が出来ています。

なお、社長の名前はフルネームで記載し、ある程度親しい関係であれば苗字だけでも良いと思います。

自社の社長宛にメールを送る場合は様をつける?

自分の会社の社長にメールを送る場合、宛名に「様」を付けるか迷いますよね。地位や役職関係なく社内の人は苗字に「さん」付けで統一するなど、独自のルールが存在する会社もあります。

しかし、特にそういうルールがない会社の場合やそういうルールがあってもあまり関わることのない社長にメールを送る時は「さん」では抵抗があるという場合もあるでしょう。

また、社内のメールは社外宛メールよりもビジネスマナーに対して少しゆるく考えてしまうこともありますが、社内メールでも注意が必要です。

では、自社の社長にメールを送るときの宛名はどうしたらいいのでしょうか?

社長などの役職名は敬称のため「様」と同じことになります。極端に言えば「○○社長様」と表記すると「○○様様」と言っているのと同じなのです。

ですから、自社の社長宛のメールであれば「○○社長」だけで正しい表記です。

それでも馴れ馴れしい感じがして心配だと思う人は「社長 ○○様」という言い方にしましょう。社長と様の間に名前を入れれば敬称が重なるのを防げますし丁寧な印象になります。

社長宛のメールに使うなら「様」と「殿」どっち?

社長宛にメールを送るときはより丁寧なメールを心がける人が多いと思います。そこで、「様」の他に「殿」を思い浮かべる人もいると思います。

「様」の方が一般的に使われているため、「殿」の方が格式が高そうなイメージなので社長には「殿」の方が良いかも?なんて考えたことはありませんか?

しかし、「殿」というのは、目上の人が目下の人に向かって使うのが正しい使い方です。あなたの方が立場が下なら社長宛メールに「殿」を使うのは失礼にあたります。

一方、「様」はオールマイティに使うことが出来ます。迷った時には「様」を使うのが無難です。

「殿」は目下の人に使う敬称ということは分かったと思いますが、「殿」を一般的に使う人が減ってきている現代では部下宛のメールの敬称が「殿」になっていると違和感を感じる人もいると思います。

会社や個人の考え方があるとは思いますが、部下宛の敬称なら「様」か「さん」が良いと思います。

社外メールの宛名が連名の場合は「様」と「御中」どっちを使う?

社外宛メールを送る時、担当者や関係者が複数いて1通のメールを連名にするケースも多くあると思います。そこで、連名でメールを送るときの表記方法や敬称について説明します。

2~3名宛に送る場合

2~3名の場合は、地位の高い人から順に名前に様を付けて並べて記載しましょう。名前の並べ方は横並びでも縦並びでもどちらでも大丈夫です。


「○○株式会社
A様、B様、C様」

担当者1名、関係者2名に送る場合

宛先のToに担当者を入れてCCに関係者を入れる場合は、CCの人の名前も記載すると丁寧な印象です。


「○○株式会社
A様
(CC:B様、C様)」

・4名以上に送る場合

宛先が4名以上になる場合は、一般的に「御中」を使います。会社などの組織や団体に使う敬称で複数宛や担当者が分からない時に使います。「御中」は「様」と同じ敬称のため「御中」に「様」は付けません。


「○○株式会社 御中」

ビジネスメールマナーの基本知識

メールでは誤解が生じないように必要な事をしっかりと簡潔に伝えることが大切です。なお、相手への敬意も必要です。

  • 宛先
    受診したメールを返信する場合によくある事ですが、宛先欄に表示された相手の名前に敬称をつけ忘れないようにしましょう。また、メールアドレスの順番も社外の人を先に持ってきます。
  • 差出人
    相手が受信したときに自分のメールアドレスや氏名、会社名などがきちんと表示されるように設定しましょう。
  • 本文
    1行目に社名、2行目に部署名、3行目に肩書、氏名、敬称を書きます。(会社名や部署名などは省略しない)
    ビジネスメールの場合、頭語や時候の挨拶は不要です。その代り「お世話になっております」などのあいさつ文を書き、「○○会社の○○です」など簡単に名乗ります。
    いよいよ本文です。読みやすさや5W2Hなどを意識して簡潔にまとめます。背景を説明した方が良い時は、その前後に記載します。
    日時や場所など箇条書きにした方が分かりやすい項目は箇条書きにします。本文の結びは「よろしくお願いいたします」などで締めます。
  • 署名
    自分の会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。

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