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ビジネスメールを代理送信する時の注意するポイントと例文

2018.5.30

仕事をしていると上司や担当者の代わりにメールを代理送信しなければいけないシーンもあります。代理送信でマナー違反やミスをすると上司などに迷惑を掛けてしまう可能性もあるでしょう。

そこで気になるのが、自分がメールを送信する時と代理送信する時のメールの内容の違いや注意点はあるのかということです。

そこで、メールを代理送信する時の例文やポイントなどをご紹介します。

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メールを代理送信する時の例文とは?

仕事をしていると上司から頼まれて代理でメールを送信することもあります。上司の代理でメールを送信する時にミスや失礼があってはいけません。

そこで、代理でメールを送信する時の例文をご紹介します。

「○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
○○(上司の名前)の代理にてご連絡させていただきます。

(本文)

よろしくお願いいたします。

自分の名前」

なお、この件に関して相手は誰に返信したら良いか迷います。上司宛に返信して欲しい時はその旨記載しましょう。

「なお、ご返信は○○(上司の名前)の○○(メールアドレス)までお願いいたします。」

社外の人に自分の会社の人間の事を言う時は名前を呼び捨てにします。本文は上司の指示があればその通りに記載し、指示以外の事は書かないようにしましょう。

メールを代理送信する時も例にならって基本マナーは守ろう

メールを上司に代わって代理送信する場合

ビジネスメールのマナーには注意しましょう。そこで、ビジネスメールのマナーについてご紹介します。

ビジネスメールは簡潔で読みやすい事が大切です。1行30文字程度になるような文章にしましょう。

ビジネスメールでも挨拶から始まるのが大切ですが、手紙と違って時候の挨拶は不要です。社外宛なら「お世話になっております」社内宛なら「お疲れ様です。」とします。

文章の構成にも気を付けます。まずは伝わりやすいように結論を先に記載した後でその結論に至った理由やまとめを続けます。事例を載せたい場合は理由の後に記載しましょう。

ビジネスメールでは、結論と理由を言った後に6W3Hを使って書くと伝わりやすく漏れにくいのでおすすめです。

  • Who 誰が
  • Whom 誰に
  • When 日時
  • Where 場所
  • What 何を(内容)
  • Why 理由
  • How to 手段
  • How many 量
  • How much 金額

また、最後には結びの言葉を付けて終わります。結びの言葉は「~~~、よろしくお願い致します。」が一般的です。「~~~」の部分は本文の内容によって変えましょう。

例:今後とも、ご検討の程、ご協力の程

メールの代理送信で上司の休みを伝えるときはどちらの例が適切?

(1)○○は本日休みをとっております
(2)○○は本日お休みを頂いております

(2)の方が丁寧な言い回しに聞こえるので、上司や同僚の休みを伝えるときに「○○はお休みを頂いております」と使っている人も多いでしょう。

しかし、取引先の人からお休みをもらったわけではないので、(2)の言い方は正しい言い方とは言えません。(1)の方が敬語の使い方としては正しい言い方です。

しかし、(1)の言い方ではなんだか冷たい言い方のような気がしてしまう人もいるでしょう。そんな時は「あいにく○○は本日休みをとっております」「申し訳ございませんが○○は本日休みをとっております」と言い方をすると、ソフトな印象になります。

なお、(2)のお休みを頂いておりますという言い方は最近始まった言い方ではありません。意外と年配の人も使っていて、ビジネスシーンでは良く使われていた表現です。

それが間違った敬語の使い方をしている「バイト言葉」が注目されて敬語の使い方について厳しくなっているのは、むしろ最近の傾向のように思います。

ただ、(2)の言い方を深いと感じる人もいるため、相手によって使い分けするのが良いかもしれません。

メールを代理送信する時の注意点とは?

代理送信であることを明記する

挨拶文を書いたら、必ず代理送信であることをまず初めに明記します。最後に書くと、見逃されてしまう恐れがあるためです。

例文
「いつもお世話になっております。
○○(上司の名前)の指示により代理で送信しています。株式会社○○の○○と申します。」

最初に誰の指示でメールを代理送信しているか記載することで、行き違いや責任者が誰なのかはっきりさせることが出来ます。万が一トラブルが起きた場合にも誰が責任者なのかがわかるのでスピーディに対処することも可能です。

指示以外の事は書かない

本文には上司に指示された内容だけを記載します。勝手に分かりやすくしようと付け加えたりしないようにしましょう。自分では分かりやすくなったつもりでも相手に誤解を与えてしまう可能性もあります。

返信先のメールの宛先を明記する

代理送信の場合、相手は次に連絡する時は誰宛にメールを送ったらいいか迷ってしまいます。そのため、返信は自分宛なのか上司宛なのかを必ず記載しましょう。

英語でメールを代理送信しなければいけない場合の例文は?

英語で返信する場合も、日本人相手と同じようにまずは代理送信であることを伝えたいときはどう書いたらいいのでしょうか?英語で代理送信であると伝えるには、以下のように書くことができます。

「on behalf of ○○(上司の名前)」が「○○の代わりに」という意味です。

例文にすると「I am writing this email on behalf of (上司の名前).」です。

この場合はメール本文中でも上司の言葉は三人称で扱うようにするか、本文を分けて書きましょう。

また、代筆をした場合は、日本人相手の代理送信のルールと同じように、代筆者の名前などを記載しておく必要があります。

例文

XXXX XXXXX(メールを書いた人の名前)
Secretary to XXXXXX(上司の名前)
Manager(上司のポジション)

「on behalf of」の他にメールでの代理送信に使える言葉に以下のようなものがあります。

in behalf of
on behalf of
in one’s behalf

ただし、英語のメールでは上司の代わりに送信する時、わざわざ代筆であることを断わる必要はないと考える人も多いようです。

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