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大学の先生へメールを送る時のマナーや注意点

2017.12.15

質問したりレポートや資料の提出など、大学の先生にメールを送る機会は意外とありますよね。

家族や友達以外にメールを送ったことがない学生は、どういう風に送ればいいのか迷うでしょう。

大学の先生にメールを送るときに注意したい事やメールマナーについてまとめてみました。

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大学の先生へメールを送るときの基本

<件名>

件名は必ずつけます。件名は「誰からなのか」または「何について連絡したのか」が分かるようにします。

例1:○○の授業について(○学部○年氏名)
例2:○○の件について

<宛名>

手紙と同じように宛名も書きます。宛名がないのは失礼に当たります。

例:○○先生

<あいさつ文・名乗り・本題の要約>

本題の前にあいさつ文を入れましょう。あいさつ文は手紙などは時候の挨拶ですが、教授や先生へのメールの場合は
時候の挨拶は省略しても大丈夫です。

誰からのメールなのか分かるように名乗りましょう。先生から自分が認識されていないと思う時には簡単に自己紹介をすると良いと思います。

本題の文章が長くなる場合は、本題に入る前にどういう用件でメールしたのか要約して書きます。

面識がない場合の例
初めまして。○学部○年の○○と申します。○○さんから○○先生のメールアドレスを教えていただきメールさせていただきました。○○について教えていただきたく、メールさせていただいております。

面識がある場合の例
お世話になっております。○年の○○です。○○のレポートを提出させていただきます。

<本文>

メールの内容は出来るだけ短く伝わりやすくまとめて書きます。

<締め>
メールの内容を書き終えたら、失礼なくメールを終わらせる一文を書きます。

例1:お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
例2:お手すきの際にご返信いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

<署名>
学部名・学籍番号・名前・メールアドレス・電話番号

<その他>
資料を添付する時は、忘れずに添付しましょう。添付資料名と件名は同じにすると分かりやすと思います。

大学の先生にメールを送るときの注意点

携帯電話やスマホのメールの場合は件名を入れずに送ることも多く、携帯メールに慣れている世代は「件名」についてあまり意識していないかもしれません。

社会人になり仕事でメールを使うようになると分かるのですが、毎日何十通も届くメールに件名がないだけでとても不便です。大学の先生や教授も毎日100通近いメールが届きます。見るときは20通くらいまとめて読むこともあり、件名がないメールは後回しにされたり、見落とされる可能性もあります。

件名はなるべく具体的で分かりやすく、誰から送られたものなのか分かるようにしましょう。

大学の先生は他の学校でも授業をしている場合がありますので「○学部の○○です」と名乗りが必要です。特に非常勤講師の場合は、「○学部の○○です」だけでは誰なのか判別できない可能性もあるので「○○大学○○学部○年学籍番号000の○○です。」くらい自己紹介をしても大袈裟ではありません。

ゼミなどで確実に先生に自分が認識されている自信がある人は、件名は用件だけでも良いでしょう。

なお、メールに慣れている世代は顔文字や記号、(笑)などを使い慣れていますが、大学の先生にメールを送るときは使用しないように注意してください。「!マーク」は使用不可ではないですが、極力使わないようにしましょう。

大学の先生にメールを送るときは配慮のある言葉を使おう

大学の先生は忙しいので、質問や頼みごとをするときは、配慮ある言葉を入れるようにしましょう。配慮のある言葉とは「ご多忙中」「お忙しいところ」「申し訳ありません」「恐れ入りますが」「恐縮ですが」などです。

「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」
「ご多忙中のところ申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。」

この言葉は、相手にお願いをするときに使う言葉なので、すぐ出せるように登録しておくと便利だと思います。

なお、「早めのお返事お待ちしております。」や「返信は不要です」と締めくくる学生もいますが、あまり良くありません。

先生からの返事を急いでいる場合もあるでしょうが、自分の都合なのに相手に指図するような表現をするのは失礼に当たるのでやめましょう。返信不要というのは気遣いのように見えますが、返信するかしないかを決めるのは先生です。

人を敬うというのは、自分よりも相手の都合を優先して考えることや物事は相手に決めてもらえるように配慮する事が基本的な発想です。余計な一言で相手にマイナスイメージを抱かせないように注意しましょう。

大学の先生とアポを取りたいときのメールはどうしたらいい?

初めてメールを送る場合は携帯メールではなくパソコンのメールにメールするべきだと思います。本文は、下記を参考にして下さい。

「突然のメールを失礼致します。○○学部○○年○○と申します。
○○のことで、先生にお伺いしたい事があり、メールを致しました。
つきましては、先生のご都合のよろしい時間に研究室に訪問させていただきたいのですが、先生のご都合を伺いたいと存じます。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」

「突然のメールで失礼致します。○○の○○と申します。○○のことでご相談に乗っていただきたいと思いメール致しました。もしよろしければ、先生のご都合の良い日時を教えていただけますでしょうか。お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。」

ただし、この内容では先生が指定した日時にあなたの都合が空いているとは限りません。そうなると、日程調整に無駄な時間を費やす事になります。先生の最初の返事で予定が合わなかった場合は研究室の電話番号を聞いて電話で日程調整した方が早いと思います。

大学の先生にメールを送った後に確認すべきこと

パソコンのメールを利用し慣れていない人は特に、メール送信後はちゃんと送信されたか確認しましょう。送信する前に宛先や内容、添付資料に間違いがないか確認するのは当然ですが、送信後も再確認します。

メールアドレスが間違っていないつもりでも、間違えていてエラーになって戻ってきてしまう可能性もありますので、送信後に確認することが大切です。特にレポートの提出など、送信ミスに気付かずに提出期限を過ぎてしまっては勿体ないですからね。

メールが送信できなかった場合はエラーになったことがメールなどで分かります。しかしエラーメールが迷惑メールフォルダに自動振り分けされてしまう場合もあります。

迷惑メールフォルダに入っているとエラーに気付かない事もあるので、重要なメールを送信後は念のため迷惑メールフォルダも確認すると良いでしょう。

なお、携帯からのメールを良しとしない先生も多いです。今はスマホでもフリーメールアドレスから送ることが出来るので、設定した方が良いでしょう。

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