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同窓会を欠席する時は近況報告が必要。その意味や書き方とは

2017.9.4

同窓会を欠席する場合、欠席理由や近況報告を書いた方が良いってどうして?

今回だけ欠席する場合や今後も欠席する場合の書き方について調べました。

はがきやメールでの返信方法や欠席する人は近況報告を書いた方が良い理由もご紹介します!

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同窓会を欠席する時、返信はがきに近況報告を書いた方がいいの?

同窓会を欠席すると、理由を聞かれる場合あり

そこで、欠席理由が明確な場合は、返信はがきに理由を記入しておけば詮索されることもないでしょう。

同窓会の案内のお礼、出席したいけどどうしても都合が悪い事、欠席理由、更に、軽く近況報告も記入すると印象が良くなります。

最近は同窓会の出欠を確認する返信はがきに、メッセージを記入する欄が設けられている場合があります。ない場合も、空白部分の一言記入すると良いでしょう。場合によっては同窓会を欠席した人のメッセージを読み上げることもあるそうです。

ちなみに、近況報告を書く場合は、最近始めた趣味の事や仕事や家族の事を書くのが良いでしょう。

「同窓会の案内をありがとうございました。懐かしい思い出を思い出しました。当日は○○○があり、出席することが出来ず残念です。またの機会にはぜひ出席したいと思います。簡単に近況報告させていただくと、最近ゴルフを始めました。スコアはまだまだですが、休日に出掛けるのが楽しみです。」

同窓会に欠席!近況報告もしたくない場合は?

同窓会に欠席、行きたいけど行けない人

行きたいけど行けない人は、単に都合が悪い場合や遠方に住んでいて行けない人などでしょう。行きたくない人は、同窓会で会いたい人がいないから行かないと思ってる程度の人や、学生時代に色々あってもう同級生と会いたくないと思っている人などもいるでしょう。

行きたいけど行けない場合は、欠席の返事をするときに近況報告を記入すると良いです。遠方に住んでいて今後も参加する事が出来ないなど理由が明確な場合は「今後、同窓会の案内は不要」の旨を記入して返信しても良いと思います。

しかし、行きたくない人の中には、同窓会のお知らせだけで嫌な気分になり近況報告もしたくない場合もあるでしょう。そういう場合は、無理に近況報告を書く必要はありません。

もしも、返信するのも嫌な人や住所も知られたくないと思う場合は、受取人不明の紙を貼って送り返す方法や返信しないという方法もあります。

同窓会に欠席する時に近況報告をした方が良い理由とは

同窓会では会場にいる参加者を確認したけどお目当ての人が来ていないと、受付まで来て参加者名簿の確認を希望する人は多いです。そして名簿を見て、「欠席か~」と落胆したり、「出席予定になってる!」とこれから会える事を期待している言葉を聞くことが良くあります。

つまり、同窓会に参加する人は、「○○さん来るかな?」と懐かしい誰かに会える事を期待していることがほとんどなのです。

学校を卒業してから連絡を取っていない人でも、同窓会となると懐かしい思い出が蘇り、「あの人に会いたいな」と期待するのでしょう。

これは、学生時代に仲良かった人同士がそう思いあっているだけとは限りません。あなたの事を思い出している人もいるでしょう。参加者は来ていない人の事を気にしていることが多いので、欠席した人の近況報告を発表すると、会場から懐かしむ声や「会いたかった」という声が聞こえてくるものです。

皆懐かしい誰かに会える事を楽しみにして参加しているので、欠席する場合は近況報告を書いてもらいたいと思います。

メールで同窓会の出欠を確認された場合はこう返事しよう!

メールで同窓会の案内をすることも増えてきました。幹事や幹事から繋がった誰かからメールで同窓会の案内が届くか、同窓会案内のはがきに返信はメールも可と書かれている場合が多いです。

メールで返信する場合、学校を卒業して間もない時は、気軽な感じで絵文字などを使って返信しても良いでしょう。しかし、学校を卒業して年月が過ぎ歳を重ねている場合はある程度丁寧に返信した方が良いです。

そこで、返信の文例をご紹介します。定型文で堅苦しく感じてしまうかもしれませんが、形式ばった定型文を少し柔らかくする程度が無難です。

同窓会に出席

○○高校○期生同窓会幹事○○様

同窓会のご連絡をいただき、ありがとうございます。幹事役、大変でしょう。お疲れ様です。ぜひ参加させていただきたいです。当日、懐かしい顔に出会える事を楽しみにしております。

○○高校○期 ○○

同窓会を欠席

○○高校○期生同窓会幹事○○様

同窓会のご連絡をいただき、ありがとうございます。幹事役、大変でしょう。お疲れ様です。

せっかくご案内頂きましたが、当日は○○○があり、出席することが出来ません。今回はとても残念ですが、またの機会に参加できるよう楽しみにしております。近況報告として、最近は○○○にはまっています。出席された皆さんに「○○は元気だ」とお伝えください。

○○高校○期 ○○

ちなみに、同窓会メールを騙ったメールも出回っています。怪しいメールだと感じたら返信しない方が良いでしょう。

同窓会の出欠のはがきの書き方について

  1. ご出席・ご欠席・御住所などの「ご」「御」はすべて二重線で消しましょう。名前の御芳名は「御芳」を二重線で消します。
  2. 出席・欠席はどちらかの2文字を○で囲みます。「ご出席致します」と書いている場合は、「ご」を二重線でけし、「出席」に○をし、「致します」はそのままで大丈夫です。しかし、「致します」と最初から書かれていない場合は、「させていただきます」と書き加えると良いでしょう。
  3. 宛先に「○○行」と印刷されている場合は「行」を二重線で消し、「様」と書き直します。
  4. 欠席の場合は、書ける内容なら仕事や家庭の事情など欠席理由や近況報告など簡単なメッセージを書きましょう。メッセージ欄がない場合でも、一言書いてあるだけで印象が違います。

なお、今後も同窓会に参加しないのであれば、今後1人分でも郵便代や幹事の手間が少しでも減りますので、今後案内不要の旨を書き添えてあげる方が良いでしょう。ただし、「遠方に定住し行けない」や「クラス会には参加したい」と、なるべく角が立たないような書き方をするように注意してください。

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