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同窓会の欠席ハガキには一言コメントを添えると好印象に!

2017.8.28

同窓会の案内状がきても、何らかの理由で欠席する場合もあると思います。

その際は返信ハガキの欠席に○囲みしますが、それだけで終わらせていませんか?一言コメントを添えるだけで全然違いますよ。

同窓会の欠席ハガキの書き方についてご紹介します。

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同窓会の欠席を確認する往復ハガキを作成するには?

同窓会のお知らせを出す場合、往復ハガキを使いますが、気を付けたいマナーがいくつかあります。

発信者は、返信用の宛名の下に「行」または「宛」と書くようにしましょう。投函する時にも注意が必要です。必ず往信用の宛名と、返信の文面が外側になるように折り曲げて投函します。そうしないと「往復ハガキ」として認識されません。

往復ハガキを作成する前に、まずは日程や内容、どんなレイアウトにするかを予め作成してから取りかかりましょう。

往復ハガキで案内と出欠確認を全て行う場合は、当然のことながら返信期限も考慮して送る必要があります。返信期限があまり長すぎてしまうと、返信ハガキを出し忘れてしまう可能性もあるので注意しましょう。

往復ハガキには、同窓会を開催する際に必要な内容を書き込みますが、返信者が回答しやすい、わかりやすいレイアウトにしなければなりません。

基本的には、挨拶文からはじまり、お知らせの内容、日時や場所、連絡先などの情報を記載します。返信用の文面もわかりやすく簡潔にレイアウトし、出席・欠席に丸をつけるタイプが主流となっています。

要望やメッセージ欄を設けるのもいいですが、いずれにしても簡潔にまとめることが大切です。

同窓会を欠席する際にはハガキにコメントを添えると好印象!

同窓会の案内が来ても、なんらかの理由で欠席せざるをえない場合もあるでしょう。

その場合は、明確な理由を具体的に書いて返信すると安心です。そうしないと、なぜ欠席したのかをみんなにあれこれ詮索されてしまう可能性もあるからです。欠席の理由を具体的に記載することで、欠席しても納得してもらえます。

具体的には、

「同窓会の案内ありがとうございます。案内を見ると当時の事を思い出し、とても懐かしく感じました。ぜひ出席してみんなと昔話でもしたいのですが、当日は子供の学芸会と日程が重なってしまい、どうしても出席できません。またの機会にお会いできるのを楽しみにしています。」

このように、欠席する具体的な理由を記載します。

また、近況や心情を添えることで、より印象が良くなります。近況を書く欄があればいいのですが、ない場合もあります。

その場合でも、空欄に一言、自分の近況を方報告する一文を書いておくといいでしょう。近況報告の内容としては、家族構成や仕事、趣味などがおすすめです。

例えば、

「近況を簡単にご報告させていただくと、今○○関連の会社に勤めて〇年になります。最近身体の衰えも感じてきたため、健康のためにウォーキングを始めました。とはいっても、まだまだ理想の体型には程遠いですが・・・」

といったコメントを添えるといいですね。

同窓会を欠席しなくても返信ハガキには一言近況報告を!

同窓会の返信ハガキに、近況報告を記載する欄を設けているハガキが増えています。でも出席する場合、どうせその場で話す事だしと思ってしまいますよね。

でもその考えはちょっと違います。返信する方は安易に思うかもしれませんが、幹事側にとってはとても重要なことなのです。

これは同窓会の規模にもよりますが、規模の大きな同窓会になればなるほど、その重要度は増します。

仲の良い友人だけで開く同窓会は別ですが、クラス規模や学年規模の同窓会にもなりますと、幹事は大人数の出欠確認や会場の調整、同窓会名簿の更新や報告書を出すことになります。その忙しい当日に、幹事に近況報告をしても覚えるのは至難の業です。

幹事の仕事を少しでも助けるためにも、簡単でいいので少しでも近況を書いておくといいでしょう。

例えば、

「高校卒業後は大学へ進学し、現在は○市で家族4人と暮らしています」
「昨年結婚し、〇市で忙しくも楽しい毎日を送っています」

など、簡単な報告で十分です。ぜひ記入しましょう。

行きたくない同窓会でも欠席に〇だけはやめよう!

行きたいくない同窓会だと、欠席のハガキにコメントを添える必要はないのではと思う気持ちもわかります。

でも行きたくないから欠席する場合でも、ただ欠席に〇囲みするのではなく、幹事へ一言メッセージを添えてみませんか?社交辞令でもいいのです。

例えば

  • 幹事役お疲れ様です。楽しい同窓会になるといいですね。
  • お誘いいただいたのに出席できず残念です。当日は伺えませんが、皆様で楽しい時間をお過ごしください。
  • みんなでよく行った○○商店はまだあるのでしょうか?懐かしいですね。

などはどうでしょうか。

当時担任だった先生の近況や、当時の簡単な思い出を添えるだけでもいいのです。

一人で同窓会に参加するのはちょっと・・・。と思ってしまう方も多いと思いますが、数十年ぶりに同級生と再会すると、意外と友達だったとか同じクラスだったとか関係なく、初対面の同級生でも話せたりするものですよ。

同窓会の返信ハガキに近況報告を添えることで欠席者の事も懐かしくなる

どんな同窓会にもいえることですが、参加した人は大抵「○○さんは来るのかな?来てるのかな?」と考えながら参加するものです。

同窓会を始めると多くの人が受付の所まで来て「今日参加されている名簿見せてもらってもいいですか?」と聞きにきます。同窓会が始まって見渡し「あれ?○○さんがいない。もしかして来られないのかな?」と気になるんですね。それを確認したくて、参加名簿を確認しに来るのです。

名簿を見て「あ~、○○さん欠席なのか・・・」「よかった!○○さんは遅れて来るのかな?」といった言葉もよく耳にするものです。

こういったことでもわかるように、同窓会に参加される方は、来ていない誰かのことをとても気にかけているものなのです。

学校を卒業してから何年経とうと、全く連絡を取っていなくても、相手のことが気になるそれが同窓会です。たくさんの同級生と話すうちに当時のことが蘇り、「○○さんは来ないのかな?」と気になってしまうのです。

実際に欠席した方がいても、近況報告の発表を聞いて「○○さん今○○県にいるんだ!懐かしい~」という声もあがるのです。

もしかしたら、欠席したあなたの事を気にかけている人がいるかもしれませんよ。

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