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電話機能がたくさんある会社の電話の正しい使い方

2017.8.21

様々な機能がある会社の電話機。機能がありすぎて、使い方に困ったことありませんか?

保留の使い方は?リダイヤル機能とは?転送ボタンの使い方は?

会社の電話機能を理解して、スムーズに電話を取り次ぎましょう。

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電話を会社で使うときは、保留の使い方に気を付けよう!

会社で電話を扱う場合、しっかり覚えておきたいのが「保留」の使い方です。

一般的な使い方は、外線1を受けて保留にする場合は電話機本体にある「保留ボタン」を押します。そうすることで外線1が保留状態となり、同時に内線通話呼び出し待機状態になります。この状態の場合、受話器からは「ツッツッツッ」という音が聞こえます。ダイヤルを待機させている音なんです。

もし外線1にかかってきた電話を近くにいるAさんにまわしたい場合は、「Aさん、○○様から外線1番に電話です」と伝えます。伝えられたAさんは保留になっている外線1番を押して電話に出るという流れになるのです。

Aさんが近くにいなくて別室にいる場合は、「保留ボタン」を押して外線を保留状態にし、内線発信音が聞こえて保留になっていることを確認してから内線で呼び出します。内線番号を押し、Aさんが内線に応答したら「○○様から外線1番に電話です」と伝えます。これで電話の取次ぎが終了するのです。

保留ボタンは会社内でよく使うものです。保留せずに話したり、保留ボタンを押すのを忘れて受話器を切ってしまうことのないように気を付けましょう。

会社の電話の使い方で知っておきたいリダイヤル機能!

ビジネスフォンの場合、リダイヤルの使い方は機種によって違います。リダイヤルボタンが最初からついているものもあれば、短縮ボタンと一緒になったタイプもあります。

昔は直前にかけた番号のみリダイヤルできる仕組みでしたが、最近は過去の発信や着信履歴からなど、どの番号からでもリダイヤルできるようになってきています。またビジネスフォンにはオートリダイヤルという機能が装置されている場合も多く、相手先が話し中の場合でも自動的に電話をかけ直してくれる便利な機能もあります。

リダイヤルの方法はとても簡単なのでぜひ覚えておきましょう。ただ機種によって使い方も異なるので前もってしっかりと確認しておきましょう。リダイヤル機能は履歴をさかのぼって発信することができますが、だいたい10件~20件程度まで蓄積されるものです。

リダイヤルの使い方はそれほど難しいものではありません。リダイヤルは簡単ですし、電話番号を調べなくてもすぐにかけ直すことができますよね。基本的にはほとんどの機種に装着されていますのでぜひ上手く利用しましょう。

会社で電話を受けるのが苦手!電話の取次ぎ方法は?

家庭用の電話機と会社の電話機の一番の違いは、交換機があるか無いかになります。家庭用はもともと機能が内臓しているのです。家庭用電話機にも保留ボタンがありますが、「少しお待ちください」と言ってボタンを押すとオルゴールが流れますよね。

会社の電話機は、この機能をもっと大がかりにしたものになります。複数の電話を一度に保留することも可能なのです。機種によっては、自分が保留したものだけランプがの色が違ったりしますが、保留にすると何十台もある会社の電話機の表示が全て赤く点滅し保留表示されます。

電話を受け外線をAさんにまわす場合は、Aさんを内線で呼び出し「〇番に○○様より電話です」と伝えるか、もしくはAさんの電話機に転送するようこちらで操作をします。

何度も言うように、電話の機種によって操作方法はことなりますが、ほとんどの場合は、電話をとる→保留ボタンを押す→内線番号を押す→内線番号の電話の相手が出る→、「○○さん、〇番にお電話です。」→フックボタンを押す→受話器を下ろす。という流れになります。ランプが赤になっている電話機は使用中、点滅は保留中と覚えておきましょう。

会社の電話と家庭用電話ではどこが大きく違うの?

家庭で使う電話と違って、会社にある電話は一台ではなく複数台ありますよね。そのためビジネスフォンには様々な機能が備えられており、外線や内線を共有できるようになっています。

一般の電話機と大きく違うのは、主装置が必要で主装置に電話機をつないで使う点と、もう一つは電話機にたくさんのボタンがある点です。それぞれ違った機能があるので、ボタンの使い方にも注意が必要なのです。

ビジネスフォンは、家庭用電話機と違い、保留転送をしたり通話中にFAXを使ったり、あるいは複数の電話番号をそれぞれの電話機に登録したりなど、実に様々な機能が装着されています。使い方に関しては、会社の規模や業務内容によって違ってくるでしょう。

最近はブラウザにスマートフォン接続して内線として使用したりなど、昔のような使い方だけでなく、主装置と専用電話機が合わさった新しい電話装置システムも増えてきました。そこまでくると混乱してしまう方もいるかと思いますが、会社の電話機能を熟知することが大切と言えます。

会社の電話にある機能「転送ボタン」の使い方は?

転送ボタンも大変便利なのでぜひ覚えて起きたいところです。使い方ですが、電話を外線1番で受けて他の人に取り次ぎたい場合、保留ボタンではなく転送ボタンを押すだけです。転送ボタンを押すと同時に、通話中であった外線は保留状態になります。それによって電話の相手は内線の呼び出しを待機している状態になります。

この転送ボタンだと、保留してい外線を強制的に転送することができます。使い方の例をあげると・・・外線1番であなたが電話を受けたとします。あなた宛ての電話ではなくAさんへの電話でした。「少しお待ちください」と相手に伝えたところで外線の通話中に転送ボタンを押します。

それと同時に保留状態になるため、次にAさんの内線番号をダイヤルして呼び出し、内線が繋がったら保留状態にある電話を転送することを伝えます。伝えらえたら電話機を置くことで、強制的にAさんの電話機に転送されることになります。保留ボタンを使わずに転送ボタンでも取り次ぐことができますよ。

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